FAQ

Sécurité et gestion des données

  • Tous les dossiers sont conservés dans une base de données sécurisée, hébergée sur nos serveurs privés situés à Montréal.

    À l'heure actuelle, aucun processus automatisé de suppression des données n'est en place. Lorsque les besoins en capacité de stockage évolueront, des mécanismes de gestion de l'espace seront implantés, tout en respectant les exigences légales et réglementaires applicables, notamment les obligations des ordres professionnels en matière de conservation des dossiers. Par exemple, les dossiers devront être conservés pendant la période minimale prescrite, soit généralement cinq ans suivant leur archivage.

    Le professionnel demeure en tout temps responsable de la gestion de ses dossiers et des documents qu'ils contiennent. Flow ne supprimera jamais les données d'un dossier ou d'un compte sans avoir reçu une demande ou une autorisation explicite du professionnel ou du propriétaire du compte.

  • Oui. Pour le moment, l'exportation des données s'effectue sur demande à l'aide d'un formulaire. Une fois la demande reçue, l'équipe de Flow procède à l'exportation des données de façon sécurisée.

    Nous prévoyons rendre cette fonctionnalité directement accessible dans l'application afin que les professionnels puissent exporter leurs données de manière autonome.

  • Oui. Conformément aux exigences de la Loi 25, vous pouvez en tout temps soumettre une demande visant la consultation, la modification, la suppression ou l'exportation de vos renseignements personnels à l'aide du formulaire prévu à cette fin.

Facturation et abonnement

  • Flow vous permet de gérer la facturation de vos patients directement à partir de l'application.

    Les patients peuvent consulter leurs factures à partir de leur portail sécurisé et, si cette fonctionnalité est activée, effectuer leur paiement en ligne par carte de crédit.

    Les paiements sont traités de façon sécurisée par Stripe, notre fournisseur de services de paiement. Des frais de transaction s'appliquent aux paiements effectués par carte de crédit, conformément à la tarification de Stripe.

    Cette option de paiement est entièrement facultative. Le professionnel peut activer ou désactiver cette fonctionnalité en tout temps selon ses préférences. Lorsque l'option est désactivée, les patients peuvent toujours consulter leurs factures, mais le paiement devra être effectué par un autre mode de paiement et manuellement traité par le professionnel.

  • Stripe est le fournisseur de services de paiement utilisé par Flow pour traiter les transactions par carte de crédit de façon sécurisée.

    Stripe intervient dans deux contextes :

    • La gestion de l'abonnement du professionnel à Flow, lorsque le paiement est effectué par carte de crédit.

    • Le paiement des factures par les patients, lorsque cette option est activée par le professionnel.

    Lorsqu'une facture est créée, le professionnel peut choisir d'autoriser le paiement par carte de crédit. Si cette option est activée, le patient verra un bouton « Payer » à côté de la facture dans son portail Flow Patient et pourra effectuer son paiement directement en ligne.

    Pour recevoir les paiements par carte de crédit, le professionnel doit d'abord compléter la configuration de son compte Stripe à partir de l'onglet Facturation. Cette étape permet à Stripe de traiter les paiements des patients et de déposer les fonds dans le compte bancaire du professionnel.

    Comme pour toute transaction par carte de crédit, des frais de traitement sont appliqués par Stripe (3.2% + 0,30$). Ces frais sont automatiquement déduits du montant de la transaction avant le versement des fonds au professionnel.

  • Non, la plateforme offre des outils pour la gestion des revenus et la facturation des clients. Les dépenses de compagnies ne sont pas prises en charge.

  • Lors de votre inscription, vous bénéficiez d'une période d'essai gratuite de 30 jours vous permettant d'explorer l'ensemble des fonctionnalités de la plateforme, sans restriction.

    À la fin de cette période, votre abonnement débute automatiquement selon le forfait sélectionné lors de l'inscription.

  • Vous pouvez consulter et gérer votre abonnement en tout temps à partir de la section Réglages de votre portail Flow. Vous avez notamment la possibilité de mettre à jour vos informations de paiement, de modifier votre forfait ou de mettre fin à votre abonnement, selon vos besoins.

    Si vous avez des questions concernant votre abonnement ou votre période d'essai, notre équipe de soutien est disponible pour vous accompagner.

  • À la fin de votre essai gratuit ou si votre abonnement est interrompu, votre compte passe automatiquement en mode restreint.

    Dans ce mode, vous conservez l'accès à votre portail ainsi qu'à l'ensemble de vos dossiers. Vous pouvez consulter vos informations, mais il n'est plus possible de créer de nouveaux dossiers, d'ajouter du contenu, de modifier les dossiers existants ou d'utiliser les fonctionnalités d'intelligence artificielle.

    Le mode restreint demeure actif jusqu'à la réactivation de votre abonnement. Dès que votre abonnement est rétabli, l'accès à toutes les fonctionnalités de Flow est automatiquement restauré.

Application et fonctionnalités

  • La Testothèque est une banque de tests psychométriques intégrée à la plateforme Flow. Elle permet aux professionnels d'administrer, de compiler et d'interpréter efficacement des tests directement dans l'application.

    Les tests disponibles sont reliés à une base de données qui calcule automatiquement les résultats, incluant les percentiles et autres indicateurs pertinents, selon les scores obtenus, la norme sélectionnée et les informations du patient. À partir de ces données, Flow génère automatiquement un rapport clair, structuré et facile à interpréter, qui peut être exporté et intégré à votre documentation clinique.

    Tous les tests inclus dans la Testothèque sont des tests libres de droits ou dont l'utilisation est permise. Il est également possible de créer vos propres tests personnalisés et de les intégrer à vos rapports afin d'adapter la plateforme à votre pratique clinique.

  • Un document intelligent est un formulaire qui peut être rempli directement dans la plateforme Flow, sans qu'il soit nécessaire de le télécharger, de le compléter à l'extérieur de l'application, puis de le réimporter.

    Cette fonctionnalité simplifie les échanges entre le professionnel et le patient en centralisant tout le processus dans le portail patient. Elle élimine les manipulations liées à l'importation et à l'exportation de fichiers, ainsi que les échanges de documents par courriel, offrant ainsi une expérience plus fluide et sécurisée.

  • Oui, en plus de la bibliothèque de documents intelligents déjà disponible dans Flow, les professionnels peuvent créer leurs propres formulaires personnalisés.

  • Oui, la visioconférence est incluse dans l’application. Elle est liée au calendrier et aux fonctionnalités d’enregistrement et de transcription.

  • Oui. Flow est accessible sur les appareils mobiles. Toutefois, la version mobile offre une interface adaptée aux résolutions des téléphones et ne donne pas accès à toutes les fonctionnalités de la plateforme. Pour une expérience complète, nous recommandons d'utiliser un ordinateur.

  • Vous pouvez accéder à Flow à partir de la plupart des navigateurs web. Bien que l'application soit compatible avec tous les navigateurs courants, nous recommandons Mozilla Firefox, qui offre les meilleures performances et la meilleure expérience utilisateur.

Intelligence artificielle IA

  • Flow utilise Azure OpenAI pour alimenter ses fonctionnalités d'intelligence artificielle. Cette instance est hébergée dans un environnement privé et sécurisé au Canada.

    Afin de préserver la confidentialité des informations, les données transmises aux services d'intelligence artificielle sont anonymisées avant leur traitement. Les renseignements permettant d'identifier un patient ou un professionnel sont retirés ou masqués lorsque cela est applicable.

    De plus, les données traitées par l'intelligence artificielle dans Flow ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d'IA. Elles servent uniquement à générer la réponse ou le résultat demandé dans le cadre de l'utilisation de la plateforme.

  • Oui. Flow offre une fonctionnalité de Scribe IA permettant de transcrire les enregistrements audio des rencontres avec les patients.

    Pour la transcription des fichiers audio, Flow utilise Deepgram, un fournisseur spécialisé en reconnaissance vocale alimentée par l'intelligence artificielle. Ce fournisseur applique des pratiques rigoureuses en matière de sécurité et de protection des données, et son infrastructure est conforme aux exigences de la certification SOC 2 Type II.

    Les fichiers audio transmis pour la transcription sont chiffrés (encryptés) pendant leur transfert et leur traitement. De plus, aucune donnée audio n'est conservée par le fournisseur une fois le traitement terminé. Les enregistrements sont utilisés uniquement pour générer la transcription demandée et ne sont pas stockés ni réutilisés par Deepgram.

  • Oui. Flow intègre un agent conversationnel qui vous permet de poser vos questions, de formuler vos demandes et de vous accompagner dans la rédaction de vos dossiers.

  • Oui, avec l’aide du chatbot, Flow peut générer une première version de vos rapports, notes évolutives, lettres ou résumés à partir des informations du dossier. Le clinicien demeure libre de modifier le contenu avant la signature.

  • Oui. Vous pouvez importer ou créer vos propres modèles afin que Flow rédige selon votre style clinique.